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有效提前準備 的四大心法,職場老鳥不翻車! 中年職場求生建議指南10

by 我們仨 2021 年 7 月 28 日
提前準備 才能隨機應變 _ 中年職場求生建議

有效提前準備 的四大心法,是布萊恩中年職場的實戰經驗,相信對你一定會有幫助的。

凱西在公司負責公關事務,她在這行的資歷夠久了,所以認識的人多,能拿到的資源也不少,通常公司希望拜訪的機關主管,在凱西的聯絡張羅下都能順利完成。前幾個月凱西接到了一項任務,這是機關和公司聯名舉辦的活動,當然機關主管想要藉此曝光搏版面,公司需要支出的行銷預算不多,所以主管也欣然同意。凱西心裡盤算著,如果這場活動辦得成功,不單可以在主管前立下戰功,還可以讓她和公司死對頭有互別苗頭的機會。

文章目錄

  • 身為協辦,你會提前準備幾點到?
  • 想提前準備的凱西在哪裡?
  • 有功無賞打破要賠,你能不提前準備嗎?
  • 如何有效提前準備?就是多想一點、多做一點,別忘還有早到一點
    • 方法1. 在腦中充分沙盤推演
    • 方法2. 大量的預演
    • 方法3. 務必尋求備援
    • 方法4. 永遠比別人更早到
  • 意外無法想像,提前準備最可靠

身為協辦,你會提前準備幾點到?

有效提前準備 的四大心法
Photo from Canva

凱西對這場活動的準備工作非常認真仔細,也在公司裡搞得風風火火的,大家都知道她的全心投入。好幾次,布萊恩問過是否需要幫忙,凱西沒有正面拒絕,但始終沒有提出要求。

活動場地是跨縣市,大約總交通時間約兩個小時內可以抵達。前一晚凱西再次確認公司要出席的同事名單,其中還是包括了布萊恩,因為凱西與協力廠商並不熟,需要布萊恩到場接待。

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那天晚上布萊恩要我隔天早上送星期天去上學,因為他必須提早出門,當下我還挺不開心的,畢竟我一向晚起,心裡覺得布萊恩盤算的時間也太早了,更何況他只是負責接待廠商。

想提前準備的凱西在哪裡?

有效提前準備 的四大心法 凱西不見了
Photo from Canva

一早把星期天送去學校,回到家裡我打開廣播一邊準備開始工作,新聞播報員字正腔圓的說XX高鐵站出了意外狀況,導致某班列次的乘客全在車上枯等,受影響的上班族不少。我趕緊發訊息給布萊恩,確認他是否及時抵達會場,很快的布萊恩回覆他已按照既定時間抵達,只是不妙的是公司的同事好像全卡在路上了。

活動公司沒見到熟悉的凱西,只好所有事情都詢問布萊恩的意見,雖然凱西一直沒把詳細的活動內容告訴布萊恩,但透過協力廠商的聯絡也知悉一二,布萊恩和活動公司一起將活動準備就緒後,只等機關長官蒞臨指導了。

幸運的是,公司的大主管在活動前五分鐘急急忙忙的趕到,機關長官也隨後出現和大家一陣寒暄,終於,活動熱熱鬧鬧地準時開始,連凱西的死對頭都在會場裡笑得很開心。只是,一直到活動結束前幾分鐘,布萊恩才發現遠遠站在角落臉色鐵青的凱西。

有功無賞打破要賠,你能不提前準備嗎?

有效提前準備 的四大心法 有功無賞打破要賠
Photo from Canva

在工作職場已經擁有十八般武藝的中年上班族,常常以為自身的經驗豐富,做出的計畫一定萬無一失,不然就是想要展現精準的專案操控能力,不屑多花時間準備,可是意外通常出現在你的想像之外。

並不是中年上班族不能有犯錯的機會,但對於職場危機一向很大的中年人來說,降低犯錯就是保護自己的最好方式,否則身在有功無賞打破要賠的中年職場環境裡,即使是小錯誤都可能成為日後公司處理你的談資。

如何有效提前準備?就是多想一點、多做一點,別忘還有早到一點

有效提前準備 的四大心法
photo from Canva

把每個案子或任務都當作是全新的開始,即使相似的案子你可能操作過十次或幾十次,但唯有心態上歸零,才能確保每次的計畫都會小心翼翼執行,絲毫不放鬆。唯有做足準備,在天時地利人和的情形上,才能完美演出沒有遺憾。為了避免犯錯的機會,建議可以從四個方面進行提前準備。

方法1. 在腦中充分沙盤推演

中年上班族最喜歡說,這種情況我見多了啦,或是我經手過的案子有多少有多少,但是情況見過再多,總有一兩件的事情出乎你的意料之外,所以在腦中充分沙盤推演計畫或簡報可能遇到的問題,一一詳列下來,並且找出對應之道。如果你真的想不出來計畫內容有何疏漏破綻,那就請別人幫你一起看吧,三個臭皮匠勝過一個諸葛亮,更何況如果找的是我輩中年人提供意見,相信他們可以挑惕的地方一定很多。

方法2. 大量的預演

布萊恩定期必須跟廠商客戶進行業務匯報,有時候中文有時候需要英文,每逢簡報週前就看見他關在房裡,開始自言自語的練習起來,一遍又一遍,一遍又一遍,通常是星期天闖進去後,布萊恩會說再給他30分鐘練習。從一開始的坑坑疤疤,到後來遇到客戶提出的問題可以直覺反應回答,布萊恩說所有的進步就是練習和不斷地練習。唯有如此,才能再遇到真正意外狀況時,擁有隨機應變的本錢。也因為一次又一次的準備,才能讓你在客戶與廠商眼中,顯現出與眾不同的專業度。

方法3. 務必尋求備援

凱西其實不願意布萊恩協助那場活動,布萊恩表面不說破,但是他知道凱西跟協力廠商不熟悉,產品的知識也比較薄弱,如果現場出問題的話,凱西可能無法解決也不知該向誰求援。在主管的要求下,布萊恩藉故招呼協力廠商到現場幫忙,如果那天不是布萊恩提早到會場,如果不是布萊恩對活動略知一二,那天的活動該有多悲慘呢?

一開始尋求備援為的是計畫或活動的周全,不要擔心別人搶了你的風采,畢竟活動圓滿落幕還是雙贏局面。一旦出包也有人共同扛責,如果一心只想爭功凸顯自己,那麼這場活動不就是自己挖的坑,把自己埋進去了嗎?

如果你是凱西,請先想想身邊有沒有布萊恩這樣的同事願意幫你解決危機?

方法4. 永遠比別人更早到

後來我問過布萊恩,活動窗口又不是你,為什麼要提前近一小時到會場呢?布萊恩說:你永遠不知道那一天會突然發生什麼事?只有提早到會場提早準備才能安心。比別人多想一點,早到一點,準備多一點,犯錯的機會自然就比別人少一點。

那天除了當地活動公司的人提前到場外,公司其他的同事不是被卡在高鐵上,就是塞在高速公路上,幸好布萊恩提前抵達化解危機,也因為預留充分時間,可以提撥調度現場資源,讓活動順利展開,讓自己在主管前再次留下好印象。

意外無法想像,提前準備最可靠

有效提前準備 的四大心法 提前準備最可靠
photo from Canva

中年上班族們常常都有過盡千帆的滄桑感,也慢慢地失去對工作的熱情,降低對工作的警覺,如果我們仍然得在這些修羅場中奮戰,還是請重拾該有的職場積極態度,更何況中年上班族的經歷如此充足,我們比年輕人更懂得如何施點巧力,再花點時間提前準備,就能圓滿地完成工作與任務了。

活動結束,布萊恩特地為大家拍了合照,照片裡的長官、主管們看起來笑得真開心。布萊恩送走大家後,這時凱西才幽幽走過來,只是她第一句也沒感謝布萊恩的幫忙,只問公司主管是否對她的遲到有任何微詞,布萊恩要凱西不要太難過,因為其實連主管也是有驚無險的即時抵達。只是,這場原本是凱西想要展演公關實力的活動,成了她的死對頭在公司茶水間放送的一場笑話。

凱西因為高鐵的車廂臨時事故被卡在軌道上動彈不得,而公司的主管們則同時因為高速公路的車禍導致大塞車。

意外絕對讓你無法想像,所以早點到早點準備好,永遠最可靠!

我們仨

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