如何選擇會計記帳軟體
在站長的創業經驗分享中，我不止一次提到了財務、會計、數字對我的困擾，先天對數字的敏感度不高，加上後天的逃避不肯面對，就是創業失敗學中標準的先天不良後天失調。在先前的新創公司任職時，不知道老闆是哪一隻慧眼看出我能勝任，總之我得負責公司的內部作帳工作。
既然答應了就要努力做到，這一向是我的工作態度，所以這段期間開始認真研究公司內部的帳務問題，不管是記帳方式該採用什麼軟體？做帳流程該如何制定？我以一個全然會計新手的角色出發，想替自己及公司帶來高效率的工作產出。
對許多新創及微型企業主來說，釐清並掌握公司的帳務問題，是營運日常中很重要的一項工作，但是其中的繁瑣、枯燥與不熟悉，也常常導致老闆們對內部帳務紀錄半途而廢的情形發生。經過這四個月的摸索與嘗試，我希望把這次的經驗分享給大家，如果你也有公司記帳的困擾，或是剛剛成立公司、工作室有會計記帳需求，但不知道該 如何選擇會計記帳軟體 ，相信這篇文章能幫上忙。
文章目錄
為什麼選擇雲端記帳軟體？
＊釐清公司需求
首先清楚釐清公司的需求，因為新創公司剛成立一年多，帳務不至於太複雜，所以不需要市面上的大型進銷存財會系統，加上公司人數不多，薪資計算相對簡單，所以先把重點放在會計記帳功能上。
＊營運面考量
就營運面來說，公司並沒有專業的財會人員，所以一定會有諮詢軟體操作以及會計相關問題的需求，挑選的記帳軟體就必須有線上客服的服務，才不會有叫天天不靈，叫地地不應的麻煩。另外，軟體費用一定也是老闆的重點考量，現在市場上流行的軟體訂閱制服務，則可以避免單機版軟體購買後，若不符合使用需求，又無法退費的困擾。
＊個人操作難易
就個人操作來說，因為我是完全新手，所以系統介面不能複雜，除了輸入方式必須簡單外，還要有引導式的設計。簡單來說，就是只要看得懂欄位，就知道該如何輸入，這樣才能確保記帳作業的持續性及順暢度。如果工作必須交接，也能快速教會下一位接手的同事。
根據以上的需求分析，所以一開始我就先以雲端記帳軟體為主要試用對象。請記住，“試用”是一個很重要的步驟，因為每個老闆或操作者介意的點可能大不相同，所以千萬不要偷懶，以免造成日後軟體轉換延伸不必要的困擾。
雲端記帳軟體的六大優點
經過四個月的實際使用狀況，我認為雲端記帳軟體非常適合新創或微型企業，甚至是個人工作室都需要記帳軟體幫助老闆們，真正了解公司的營運情形，也才能即時調整公司的方向和擬定因應對策。
當我開始熟練操作雲端記帳軟體後，發現這樣的記帳方式可以解決許多因為excel記帳，或是交由會計師、記帳士作帳的痛點。
✅軟體介面持續更新
現代社會每天的電腦科技都在持續進步中，每隔一段時間就會有新的技術或功能推出，幫助公司優化或解決瑣碎的行政流程，連雲端會計軟體也不例外。
就像一開始，很多記帳軟體也只能一筆一筆的將單據輸入，到後來可以整批資料匯入，甚至是連銀行的進出明細都能直接倒入雲端記帳軟體，功能的持續更新，就可以大大降低發票登錄的時間。這種持續性的軟體功能更新，就不是單機版會計軟體比得上的。
✅工作地點不再受限
一開始使用雲端會計軟體時，因為對會計作業的不清楚，所以需要花比較長的時間一筆資料一筆資料的對照，但我沒辦法在公司加班。還好雲端記帳軟體完全是網路作業，也就是哪裡可以連上網路，我的工作就可以繼續進行，索性我就把發票收據帶回家繼續工作，既不耽誤公司業務，也能準時離開接星期天放學回家。
✅雲端備份資料有保障
現在越來越多公司不管是toB或toC都是開立電子發票，發票保存也走向雲端無紙化作業，因此帳務資料的備份就很重要，透過雲端記帳軟體可以將會計資料儲存在雲端，也可以定期下載備份到公司電腦，資料雙重備份當然也有雙重保障。
✅記帳作業標準化
有些企業主想要省錢會使用excel記帳，但是這種方式容易導致每換一個人做記帳的工作，excel的表格就會被修正一次，因為每個人的習慣不同，想要的紀錄方式也因此有異，一旦員工離職交接不清楚，就會造成帳務混亂的風險大增。
透過系統性的標準記帳作業，不管員工的工作轉換交接多頻繁，雲端記帳軟體該輸入的欄位、輸入的內容都不會因此改變，如此會計資料維護就有了保障。
✅降低人事成本
中小企業的人事成本越來越高，能夠聘用專業的會計員工當然是最佳方式，但現行大環境不佳，如果公司又是在剛起步的階段，對企業主來說一定都希望能省則省，最好的狀況是行政人員可以兼作記帳工作。
雲端記帳軟體簡化了會計作帳的工作，即使行政人員沒有受過會計訓練，只要跟著系統的指引，就能完成公司的內部帳務紀錄，不僅老闆省了一筆人事支出，同仁記帳也不會因為搞不懂會計科目而滿面愁容。
✅即時產出報表
會計記帳只是把數字、內容記錄下來，屬於資料的儲存，要讓資料發揮作用，就必須把登錄的資料產出報表，讓報表上的數字說話，成為一份有用的資訊，老闆才能憑藉這份資訊做出指示。
雲端記帳軟體一個很重要的好處，就是只要登載的資料正確無誤，負責記帳的同仁不需要會計專業知識，就能產出專業的財務報表，還不需要再苦哈哈地懇求會計師提供報表給你，可以省下一筆額外的費用！
雲端記帳軟體的缺點
說了那麼多雲端記帳軟體的優點，難道都沒有缺點嗎？當然還是有的，以下是目前我認為雲端記帳軟體最嚴重的兩大硬傷。
❌無法連結報稅作業
雲端記帳軟體所登錄的資料以內部紀錄為主，並沒有辦法直接產出資料做為報稅檔案用，像是公司營業稅、營所稅、年度暫繳，及各式費用扣繳都還是需要另外進行報稅作業，同時雲端記帳軟體也還無法提供財務稅務等專業相關知識，這些都是老闆們很在意的痛點。
❌會計師/記帳士費用逐年調漲
既然記帳軟體無法連結報稅，有規模的公司會由專業財會同仁負責報稅工作，但小型或微型企業通常還是委由記帳士或會計師處理，這筆費用無法免除，而且還有漲價的趨勢。
以我的經驗為例，三年前的會計師作帳每月費用約2500元（南部），而最近在北部的會計師費用已經漲到4000元/月，加上固定兩個月的年終，這筆費用對老闆來說還是會挺在意的。
權衡以上的優缺點後，我推薦公司使用雲端記帳軟體作為內部帳務紀錄的方式。至於後來，到底公司選擇了哪個品牌的雲端記帳軟體呢？下篇文章即將為大家揭曉……
歡迎加入站長莎拉的「初生中年。前進所」，有好康消息會優先通知喔！ > > > 在這裡
更多關於站長的創業經驗分享 >>> 在這裡
